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E-Rechnung für Geschäftskunden.
Alles Wichtige zur E-Rechnung: gesetzliche Vorgaben, unterstützte Formate und Funktionen für die Verarbeitung.
Umstellung auf die elektronische Rechnung
E-Rechnungen werden im geschäftlichen Rechnungsverkehr zum Standard. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 stellen wir Ihnen unsere Rechnungen ausschließlich als E-Rechnung in den gesetzlich vorgesehenen Formaten zur Verfügung. Der Versand per Post entfällt ab diesem Zeitpunkt.
Damit Sie Ihre Rechnungen auch künftig zuverlässig erhalten, benötigen wir eine E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang. An diese Adresse senden wir Ihre E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Bitte teilen Sie uns Ihre gewünschte Empfangsadresse rechtzeitig über unsere Online-Eingabe mit.
Ihre Vorteile
- Flexible Rechnungsformate: Sie erhalten Ihre E-Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung.
- Schnellere Abläufe: Elektronische Rechnungen können direkt digital weiterverarbeitet werden.
- Einfache Integration: E-Rechnungen lassen sich in bestehende Buchhaltungsprozesse einbinden.
- Gesetzeskonformer Empfang: Die vorgesehenen Formate erfüllen die Anforderungen an E-Rechnungen.
Rechnungsformate der E-Rechnung
XRechnung
Die XRechnung enthält ausschließlich strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten im XML-Format. Dadurch können geeignete Systeme die Daten automatisiert weiterverarbeiten. Das Format wird insbesondere für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber genutzt. Anders als ZUGFeRD enthält die XRechnung keine direkt lesbare PDF-Ansicht. Für die Darstellung benötigen Sie daher eine geeignete Software oder einen Viewer.
ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. So können Sie die Rechnung wie gewohnt als PDF ansehen und die enthaltenen Daten mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware automatisiert verarbeiten. Voraussetzung für die automatische Verarbeitung ist eine kompatible Software.
So funktioniert die Umstellung für Sie.
- 1
Empfang von E-Rechnungen sicherstellen.
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten kann.
- 2
Passendes Format festlegen.
Wählen Sie das gewünschte E-Rechnungsformat aus: XRechnung oder ZUGFeRD.
- 3
Format und Empfangsadresse mitteilen
Übermitteln Sie uns Ihr gewähltes Format sowie Ihre Empfangsadresse über die Online-Eingabe.
- 4
Elektronische Rechnung erhalten
Wir stellen den Versandweg für Sie um.
E-Rechnungspflicht.
Diese Vorgaben gelten seit 2025:
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
- Für den Empfang von E-Rechnungen benötigen Unternehmen eine geeignete Empfangsadresse.
- Eine gesonderte Zustimmung zum Erhalt einer E-Rechnung ist nicht erforderlich.
- Ab dem 1. Januar 2027 stellen wir unsere Rechnungen ausschließlich als E-Rechnung in den gesetzlich vorgesehenen Formaten bereit.
Häufige Fragen zum Thema ZUGFeRD
Was ist ZUGFeRD?
- Visuelle Darstellung der Rechnung als PDF in PDF A/-3 Format (wie bisher auch).
- Die Inhalte der Rechnung sind zusätzlich als XML Datei in das PDF eingebettet. Eine XML-Datei ist für die weitere Datenverarbeitung maschinell auslesbar.
- Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931. Zudem werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) ab ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt.
Welche Vorteile bietet das ZUGFeRD Datenformat und für wen wurde es eingeführt?
Ziel von ZUGFeRD ist es elektronische Rechnungen zwischen zwei Unternehmen schnell und ohne großen Aufwand auszutauschen. Die Entwicklung eines einheitlichen Formats soll einzelne Formatabsprachen überflüssig machen. ZUGFeRD kann von großen Unternehmen verwendet werden, ist aber insbesondere auch für KMU´s sowie die öffentliche Verwaltung gedacht.
Wie funktioniert der Versand?
Eine ZUGFeRD Rechnung setzt den elektronischen Versand der Rechnung voraus. Die Rechnung wird dann als PDF Datei an eine von Ihnen gewünschte E-Mail Adresse geschickt.
Wie erhalte ich meine Energierechnungen im ZUGFeRD Format?
Melden Sie sich über die Online-Eingabe an, um Rechnungen im Format ZUGFeRD zu erhalten.
Welche Informationen benötigen wir von Ihnen?
- Ihre Vertragskontonummer
- Ihre Zählernummer
- Empfangsadresse: E-Mail Adresse, an die wir die E-Rechnung senden sollen.
Häufige Fragen zum Thema XRechnung
Welche Formate zur Erstellung einer E‑Rechnung gibt es und was sind die Unterschiede?
Zur Erstellung von E-Rechnungen muss ein Datenformat verwendet werden, das den Anforderungen aus
- der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931,
- der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und
- den Nutzungsbedingungen der jeweilig genutzten Rechnungseingangsplattform des Bundes
entspricht. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jedes andere Rechnungsformat (z. B. ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den oben genannten Anforderungen entspricht.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und E‑Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) nach EU-Norm ist eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und eine automatische sowie elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.
- Als reines semantisches Datenformat konzipiert, ermöglicht die E-Rechnung Rechnungsdaten ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren.
- Sie basiert auf einem strukturierten XML-Format, das in erster Linie nur der maschinellen Lesbarkeit dient.
- Durch den Einsatz von Anzeigeprogrammen (sog. Visualisierungsprogramme) kann der XML-Datensatz für den Menschen lesbar dargestellt werden.
Es gibt verschiedene Standards bzw. Spezifikationen, welche die elektronische Rechnungsstellung ermöglichen, bspw. der Standard XRechnung.
- Der Standard XRechnung repräsentiert eine nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931, eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS).
- Damit jedes Mitgliedsland den europäischen Standard EN 16931 mit seinen länderspezifischen Anforderungen umsetzen kann, definiert jedes Land seine spezifische CIUS.
- In Deutschland nennt sich die nationale Ausgestaltung des Standards XRechnung und wird zur einheitlichen Umsetzung der Anforderungen der öffentlichen Auftraggebenden in Bund, sowie einem Großteil der Länder und Kommunen verwendet.
Wer betreibt den Standard XRechnung?
Der XML-basierte Standard XRechnung, sowie die Extension XRechnung wird von der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards, im Auftrag des IT-Planungsrats* betrieben und besteht aus verschiedenen Komponenten, die die technische Umsetzung der E-Rechnung unterstützen. Der Standard wurde im Rahmen des Steuerungsprojekts E‑Rechnung von Expertinnen und Experten aus Bund, Ländern und Kommunen entwickelt.
Gemäß dem Beschluss des IT-Planungsrats vom 22.06.2017 ist XRechnung der grundsätzlich maßgebliche Standard für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland. Damit bildet XRechnung eine verlässliche Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen mit deutschen Verwaltungen.
*Der IT-Planungsrat ist das zentrale Gremium für die föderale Zusammenarbeit in der Informationstechnik